Tietoverkon ja tietojärjestelmien käyttösäännöt

Tutustu käyttösääntöihin huolellisesti.

Johdanto

Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnian (myöhemmin Omnia) tietoverkon ja -järjestelmien käyttösäännöt sitovat Omnian opiskelijoita ja henkilökuntaa sekä myös kaikkia muita, jotka ovat saaneet oikeudet Omnian tietojärjestelmien ja tietoverkon käyttöön. 

Omnia tarjoaa hyvät ja luotettavat tietoverkot ja järjestelmät, joita voidaan joustavasti ja turvallisesti. Tavoitteena on säilyttää tietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys. Tämä edellyttää käyttäjiltään näiden käyttösääntöjen noudattamista ja hyväksyntää. 

Käyttösäännöt ja käytön periaatteet

Kaikkien käyttäjien on noudatettava näitä sääntöjä ja mm. tietoturvaa ja tietosuojaa koskevia tietohallinnon tai Omnian johdon ohjeita. Sääntöjen piiriin kuuluvat kaikki Omnian ja Omnian hankkeiden kautta hankkimat työasemat, tietotekniikkapalvelut, tietojärjestelmät ja tietoverkkoon liitetyt laitteet. Lisäksi käyttösääntöjä on noudatettava kaikissa muissa palveluissa ja tietoverkoissa, joihin käyttäjä on saanut käyttöluvan ja käyttömahdollisuuden Omnian välityksellä. 

Käyttösäännöt koskevat myös Omniassa käytettäviä ja Omnian verkkoa hyödyntäviä omia laitteita.

Käyttöoikeus

Käyttöoikeus syntyy hyväksymällä nämä käyttösäännöt. Sääntöjen hyväksyminen tapahtuu tunnusprosessin yhteydessä. Käyttöoikeus määritetään henkilön tehtävän mukaan kuin se kulloinkin on tarpeen. Järjestelmillä, laitteilla ja tietoverkolla voi olla Omnian laatimia ohjeita, joihin käyttäjän tulee tutustua ennen niiden käyttöä. 

Käyttäjätunnukset

Käyttäjä vastaa saamistaan käyttäjätunnuksista, niiden salasanoista ja huolehtii salasanojen vaihtamisesta Omnian ilmoittamien ohjeiden mukaisesti. Käyttäjätunnuksia ja salasanoja ei saa luovuttaa toiselle henkilölle. Työaseman jäädessä ilman käyttäjän valvontaa, on käyttäjän kirjauduttava ulos tai lukittava kone estääkseen näin työaseman luvattoman käytön. 

Käyttöoikeuden voimassaolo

Käyttöoikeus on voimassa palvelussuhteen tai opiskelun alkamisesta sen päättymiseen asti. Mikäli käyttöoikeus on syntynyt muun sopimuksellisen perusteen nojalla, käyttöoikeus päättyy sopimuksen päättyessä. Käyttöoikeus tietyn järjestelmän tai resurssin osalta voi muuttua tai päättyä, mikäli käyttäjän tehtävä muuttuu. 

Käyttäjän on itse huolehdittava ennen käyttöoikeuden päättymistä omistuksessaan olevien tietojen siirroista ja poistoista. Käyttäjän tunnus lukittuu automaattisesti käyttöoikeuden päättymisen jälkeen seuraavana päivänä ja käyttäjän tiedostot sekä sähköpostit poistetaan 90 päivän kuluttua tunnuksen lukittumisesta eikä tämän jälkeen tietoja ole mahdollista palauttaa. 

Käyttörajoitukset

Omnian tietoverkon, tietojärjestelmien ja käyttäjätunnusten käyttö poliittiseen tai Omnialle kuulumattomaan kaupalliseen toimintaan on kielletty. Tutkimustoimintaan tarvitaan lupa. Yksityinen käyttö on kohtuullisessa määrin sallittua eikä saa häiritä Omnian normaalia 
toimintaa. Yksityiset tiedot tulee pitää erillään Omnian aineistosta ja kotilevyasemat (h-asema) tulkitaan yksityiseksi. 

Henkilökunnan tulee sijoittaa yksityinen aineistonsa kansioihin, jotka on nimetty niin, että yksityisyys voidaan erottaa (esim. private, yksityisasiat). Tämä koskee myös yksityisluonteista sähköpostia, jotka on siirrettävä vastaavalla tavalla nimettyihin kansioihin. 

Muun muassa pilvipalveluiden, suojaamattomien muistitikkujen ja ulkoisten kovalevyjen käyttö luottamuksellisen aineiston tallennukseen on kielletty. Kaikki luottamuksellinen aineisto on sijoitettava Omnian verkkolevyille tai Omnian tietojärjestelmiin. Omnian OneDrive tai Sharepoint ympäristöä voi käyttää tiedon tallennukseen kuten verkkolevyasemia. Henkilötietoja sisältävät tiedot on kuitenkin sijoitettava edelleen niille varatuille tietojärjestelmille tai verkkolevyasemien työn kannalta oikeutettujen henkilöiden käyttäjätunnuksilla suojattuihin kansioihin. 

Omnian kiinteään tietoverkkoon ei saa liittää laitteita eikä tietojärjestelmiä ilman tietohallinnon lupaa. Omille ja vierailijoiden laitteille on varattu langaton (wlan) verkko ja tähän käyttöön erikseen merkitty kytkentäpiste (RJ45 rasia).

Henkilökohtaisten, omille verkkolevyille tai muille medioille tallennettujen ohjelmien, jotka eivät ole Omnian tietohallinnon tukemia tai hyväksymiä (esim. P2P-ohjelmat), ei saa asentaa tai käyttää Omnian tietotekniikkalaitteilla.

Luokkien opiskelijakoneille on opetuksen tarpeiden mukaan asennettu ohjelmisto, jolla voidaan ohjata tietokoneiden käyttöä opetuksessa. 

Vastuu tietoaineistojen säilymisestä on viime kädessä aineiston omistajalla itsellään. Omnia ei korvaa käyttäjälle aiheutunutta vahinkoa tai menetystä, joka johtuu Omnian tietojärjestelmien tai tietoverkon käytöstä.

Tietosuoja

Tietosuojaan tulee kiinnittää erityistä huomiota ja yksityisyyden suojaa tulee kunnioittaa ja vahingossakin saadun muille kuuluvan tiedon tallentaminen, hyväksikäyttäminen tai jakaminen on kiellettyä. 

Kaikenlainen oikeudeton tiedon hankkiminen, hakemistoihin tai tietoverkkoihin tai tietojärjestelmiin tunkeutumisen yrittäminenkin on kielletty. 

Luvaton tai muu väärinkäyttö

Henkilö, joka toimii yleistä lainsäädäntöä tai näitä käyttösääntöjä vastaan tai voidaan perustellusti epäillä tietoturvallisuuden tai tietosuojan väärinkäytöksestä, voi menettää käyttöoikeutensa tai sitä voidaan rajoittaa. Kyseeseen voi tulla myös varoitus.

Kaikenlainen Omnian tietoteknisten laitteiden kytkentöjen muuttaminen ja vahingoittaminen, tietoverkon tai tietojärjestelmien häirintä tai toiminnan estäminen on kiellettyä. 

Tietohallintopäällikkö tekee päätöksen annettavista rajoitteista tai ohjaa tapauksen vakavuuden mukaan kuntayhtymän johtajan päätettäväksi jatkotoimien osalta. Tapauskohtaisesti ja väärinkäytöksen vakavuudesta riippuen, tapaus voidaan antaa viranomaisten tutkittavaksi. 

Ylläpito

Kullakin tietojärjestelmällä on omistaja ja pääkäyttäjä, jotka vastaavat järjestelmän käytöstä ja sen käyttöohjeiden laadinnasta. Laitteista, tietoverkosta ja tietojärjestelmistä vastaa Omnian tietohallinto lukuun ottamatta tietojärjestelmiä, jotka on hankittu kolmannen osapuolen toimittamina palveluina tai on muutoin ulkoistettu. Omnian yksiköiden omassa valvonnassa olevista laitteista tai teknisistä ympäristöistä vastaa yksikkö itse.

Omnian tietohallinnon ylläpitohenkilökunnalla on velvollisuuksiensa hoitamiseksi lupa valvoa, rajoittaa ja säädellä tietojärjestelmien ja tietoliikenneverkon käyttöä sekä tarvittaessa kopioida, siirtää, poistaa koneissa tai verkossa olevaa tietoa.

Nämä käyttösäännöt on käsitelty Omnian henkilöstön osalta yhteistoimintalain mukaisesti. Näitä sääntöjä päivitetään Omnian palveluissa tai lainsäädännössä tapahtuneiden muutosten vuoksi. Päivityksestä vastaa ja sen tarvetta seuraa vuosittain tietohallintopäällikkö. Viimeisin versio julkaistaan Omnian julkisilla verkkosivuilla www.omnia.fi

Vikailmoitukset, väärinkäytökset ja tiedustelut tulee osoittaa sähköpostilla ithelp@omnia.fi tai soittamalla numeroon 0400 223 112. 

Vahvistettu kuntayhtymän johtajan päätöksellä 9.9.2014 § 81. 

Päivitetty kuntayhtymän johtajan päätöksellä 15.12.2016 § 123 sekä 11.5.2017 § 31.

Lisätietoja antaa
Helpdesk
+358400223112
ithelp@omnia.fi

Lisätietoa:
Helpdesk-sivut