1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnia
Osoite: 77700, 02070 ESPOON KAUPUNKI
Muut yhteystiedot: 09 231 999, info@omnia.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Nimi: Sonia Pérez Alemán
Käyntiosoite: Kirkkokatu 16 A, 02770 Espoo
Postiosoite: PL 77711, 02070 ESPOON KAUPUNKI
Muut yhteystiedot: verkkoviestinta@omnia.fi
3. Tietosuojavastaava
Riina Kirilova, Palvelupäällikkö
040 6765560
Riina.Kirilova@omnia.fi
4. Rekisterin nimi
Omnian verkkosivuston (verkkokauppa) asiakas- ja ylläpitorekisteri.
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
5.1 Anonyymi vierailu
omnia.fi-verkkosivustolla voi vierailla paljastamatta henkilöllisyyttään tai muita tietoja itsestään.
Yhteydenoton lomakkeisiin on mahdollisuus laittaa henkilökohtaisia tietoja. Nämä tiedot eivät tallennu sivustollemme, vaan ne lähetetään sähköpostitse oikeaan tiimiin käsiteltäväksi. Ilmoitamme niiden käyttötarkoituksen tietojen keräämisen yhteydessä ja pyydämme käyttäjää vahvistamaan suostumuksensa tietojen käsittelyyn.
5.2 Ostaminen
Henkilötietoja tarvitaan ostettaessa Omnia.fi -verkkosivuston kautta (verkkokauppa) Omnian tarjoamia tuotteita. Henkilötietoja käytetään näiden asiakkuuden ylläpitämiseen, koulutusmyyntiin sekä opintoihin ilmoittautumiseen.
6. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittely edellyttää laista löytyvää käsittelyperustetta. Tässä rekisterissä henkilötietojen käsittelyperusteena on: sopimus.
7. Rekisteröityjen ryhmät
Asiakkaat, verkkosivuston ylläpitäjät.
8. Rekisterin tietosisältö ja säilytysajat
Asiakkaan antamat tiedot:
- etu- ja sukunimi
- osoitetiedot
- puhelinnumero
- kansalaisuus
- äidinkieli
- henkilötunnus
- koulutustausta (Espoon työväenopiston kurssit)
- työtilanne (Espoon työväenopiston kurssit)
- uutiskirjeen tilaus
- turvakielto
Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin pitkään, kun on tarpeen asiakassuhteen hoitamiseksi ja asiakkuuksiin liittyvien palveluiden tuottamiseksi, lakisääteisten vaatimusten täyttämiseksi, tai mikäli käsittelylle on muu lainmukainen peruste. Kirjanpidon ja verkkokaupan hallinnan kannalta tiedot säilytetään tilikauden loppuun saakka, maksimissaan 18 kk.
Verkkosivuston ylläpitäjät
- nimi sekä käyttäjänimi
- sähköposti
- rooli järjestelmän hallinnassa
- ensimmäisen kirjautumisen ajankohta
- viimeisimmän kirjautumisen ajankohta
Tiedot säilytetään niin kauan, kun henkilö toimii päivittäjänä.
9. Käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät ja/tai muut välineet
Omnia.fi-verkkosivusto.
10. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröity itse, eli asiakkaat ja ylläpitäjät.
11. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Omnian opiskelijahallintorekisteri, taloushallintojärjestelmä laskunkäsittelyssä, verkkomaksuvälittäjä verkkomaksuissa.
12. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
13. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteri on suojattu käyttäjätunnuksella, salasanalla sekä palomuurilla. Käyttäjärekisteriä pääsevät käyttämään ainoastaan tehtävään nimetyt Omnian ja verkkosivuston toimittajan edustajat.
14. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeudet määräytyvät EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukaan. Rekisteröidyllä on oikeus:
- saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
- saada pääsy tietoihin
- oikaista tietoja
- poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
- rajoittaa tietojen käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- vastustaa tietojen käsittelyä
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi
Kaikkia oikeuksia ei voi käyttää kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, mikä on henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste.
Yhteyshenkilö rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa on tietosuojavastaava. Lomakkeet henkilötietojen tarkastamiseen sekä oikaisemiseen ja poistamiseen löytyvät Tietoturva ja tietosuoja-sivuilta.
15. Automaattinen päätöksenteko
Rekisterissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa.
16. Oikeus tehdä valitus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Päivitetty 8.6.2021